اصول طراحي سالن همايش براي مكانهاي اداري بزرگ

اتاق كنفرانس و همايش شما احتمالاً بين جلسات ، مصاحبه استخدام جديد و برنامه هاي آموزشي بسيار شلوغ است. اين كه آيا شما همزمان چندين نفر را آموزش مي دهيد يا قصد داريد اتاق كنفرانس  و همايش خود را به فضاي كارآمدتري تبديل كنيد ، فناوري هوشمند و طراحي متفكرانه مي تواند به تبديل آن به يك محيط آموزشي در سطح جهاني كمك كند. از اتاق هاي همايش و ميز كنفرانس براي آموزش كاركنان و ارائه اطلاعات كاركنان استفاده مي شود. همچنين ، گاهي اوقات به عنوان "اتاق اجاره" براي اشخاص ثالث مناسب استفاده مي شود و معمولاً به وسايل مناسب و دسترسي به امكانات رفاهي نياز دارند. از جمله مواردي چون موارد فني، استانداردها و ضوابط متعدد دخيل است. مواردي كه شامل تمامي زمينه ها همچون: سيستم هاي صوتي، ضبط و پخش تصاوير، نورپردازي، تاسيسات مكانيكي و الكتريكي، سن، مبلمان و چيدمان آن، ديوار پوش و كفپوش، هارموني رنگها و مباحث آكوستيك خواهد بود. با رعايت تمامي موارد فوق ، ميتوان اطمينان حاصل كرد كه جلسات و گرد همايي ها با كيفيت بهتري برگزار خواهد شد.

توجه داشته باشيد براي جلسات كوچك تر به اتاقهاي اجتماعات مراجعه كنيد.

مبلمان اداري آدينا در اين زمينه مقاله اي را براي شما عزيزان فراهم كرده است ، ما با همراه باشيد.

در دنياي پرتلاطم امروز ، ما دائماً حواس پرت شده و قادر به تمركز نيستيم. اين مي تواند بر روي مشاغل ما تأثير منفي بگذارد ، كه مي تواند عواقب زيان آور داشته باشد. به همين دليل ايجاد فضايي مهم است كه بتواند بهره وري و خلاقيت ما را افزايش دهد.

بيشتر بخوانيد : نكته هايي در مورد طراحي اتاق كنفرانس

در اينجا چند روش براي انجام آن آورده شده است.

نيازهاي خود را مشخص كنيد ؛ با توجه به اينكه همه شركتها اهداف يكساني ندارند ، اتاقهاي جلسات به نيازهاي آنها بستگي دارند. اين مي تواند طراحي را دشوارتر كند. براي اينكه بتوانيد يك اتاق كنفرانس و همايش را كه تمام نيازهاي شما را برآورده مي كند ، اجرا كنيد ، ابتدا بايد آنها را تعريف كنيد. حتي مي توانيد چندين اتاق جلسات داشته باشيد كه نقش هاي مختلف را ايفا مي كنند. فقط تجهيز آنها را فراموش نكنيد تا بتوانند هنگام استفاده از آنها بهترين نتايج را براي شما فراهم كنند.

استفاده از فناوري را آسان كنيد ؛ بسيار مهم است كه شما فناوري را انتخاب كنيد كه به راحتي و توسط كارمندان شما قابل استفاده باشد. اطمينان حاصل كنيد كه مشكلي در اتصال به تلفن هاي هوشمند و لپ تاپ وجود ندارد. مي توانيد گزينه هاي بي سيم اتصال را پياده سازي كنيد تا از قطع شدن سيم هاي بي سيم در افراد جلوگيري كنيد. اين امكان ميز جلسات  را براي يك تجربه روان فراهم مي كند كه كارايي جلسه را بهبود بخشد.

سيستم رزرواسيون را معرفي كنيد ؛ براي بهبود كارايي خود ، بايد بدانيد كه چه زماني يك اتاق اشغال شده است. شما مي توانيد سيستم رزرو ديجيتال را پياده سازي كنيد تا افراد بتوانند زمان بعدي را ببينند و جلسات را با سهولت بيشتري برنامه ريزي كنيد. علاوه بر اين ، اگر چندين اتاق كنفرانس و همايش داشته باشيد ، اين مي تواند اطمينان حاصل كند كه افراد اتاق مورد نياز يك جلسه خاص را رزرو مي كنند.

 مديران وقت بيشتري را در جلسات مي گذرانند. در دهه 60 ، جلسات در هفته كمتر از 10 ساعت طول مي كشيد. اكنون ، جلسات هفته اي 23 ساعت وقت اجرايي را به خود اختصاص مي دهد. در همين حال ، مديران ساعت ها در هفته را با كم توجهي به طراحي آن فضا در اتاق جلسات مي گذرانند. اتاق هاي همايش و كنفرانس در تأثير جلسات تأثيرگذار است.  با در نظر داشتن اين مسئله ، اطمينان حاصل كنيد كه فضاي شما به اندازه كافي بزرگ است و سپس  يك ميز را به اندازه اي بزرگ انتخاب كنيد كه بتواند تيم شما را در خود جاي دهد اما نه آنقدر بزرگ كه بتواند بر اتاق مسلط شود. سپس ، چند صندلي راحت و قابل جمع شدن پيدا كنيد تا هرگز كمبود صندلي را نداشته باشيد.

حتما بخوانيد : ميز كنفرانس بزرگ، نحوه خريد و انتخاب ميز كنفرانس با ابعاد بزرگ

فضاي اتاق همايش و كنفرانس قرار است در مجاورت يا نزديك مناطق اداري واقع شود و همچنين در نزديكي مناطق پذيرايي ، محل پذيرش و لابي نيز مجاورت خواهد داشت. 

 
نيروي كار امروز طراحي نهايي مدرن اتاق كنفرانس و همايش را مي طلبد. هنگامي كه فرصتي براي ايجاد يا طراحي مجدد يك اتاق كنفرانس و همايش پيدا كرديد ، از اين فرصت استفاده كنيد و فراتر از نيازهاي ضروري ميز كنفرانس ، صندلي ها و صفحه پروژكتور فكر كنيد.

براي مطالعه بيشتر شما : راهنماي خريد اينترنتي ميز كنفرانس،چگونه از يك سايت فروشگاهي ميز كنفرانس خوب از اينترنت انتخاب كنيم؟

در اينجا 8 نكته براي راهنمايي شما به اتاق همايش وجود دارد كه بهره وري را امكان پذير مي كند : 

1. در تجهيزات صوتي و تصويري با كيفيت بالا سرمايه گذاري كنيد

راه اندازي A / V اتاق كنفرانس شما بايد به روز باشد ، همچنين پيكربندي و كار با آن آسان است. بايد به اندازه كافي قدرتمند باشد كه مشكلات سرعت ، اتصال و وضوح ، ارائه ها يا جريان هاي كنفرانس ويدئويي را از مسير خارج نكنند. وقتي تجهيزات شما مستعد خرابي هستند ، با مشكلات اتصال مكرر روبرو هستند يا كاملاً قديمي هستند ، نمي توانيد از فضاي جلسات خود به طور مثر استفاده كنيد. 

همچنين يك سيستم صوتي مناسب موجب صرفه جويي در زمان، ايجاد نظم در جلسات و مراسمات، ارتباط بهتر بين سخنرانان و مديران جلسه خواهد شد. از آنجا كه ايجاد تغييرات اساسي در وضعيت صدابرداري در سالن‌ها دشوار است، بنابراين لازم است كه از همان ابتداي تجهيز سالن همايش، درباره خصوصيات صدابرداري، بلندگوها، ميكروفون‌ها و حتي آكوستيك سالن تصميماتي گرفته شود. بايد توجه داشت كه اين صدا به صورت واضح و رسا به گوش حضار برسد؛ به صورتي كه، مخاطب در تحليل و فهم آن به مشكل نخورد. سيستم‌هاي صوتي بايد صورت كاملاً اصولي در جاي خود قرار بگيرند و مقدار صداي پخش شده نبايد براي گوش مخاطب آزار دهنده باشد.

 2. رنگها مهم هستند
پالت رنگي يك دكوراتور ممكن است طيف گسترده اي از گزينه هاي رنگ را به شما ارائه دهد. انتخاب اينكه چه رنگي براي تزيين اتاق جلسات انتخاب شود ، مثل انتخاب رنگ اتاق خواب شما نيست. اين موضوع سليقه اي نيست. رنگ هاي موجود در ديوارهاي اتاق جلسات باعث تغيير در روحيه افراد در آن فضا مي شود. مطالعات نشان داده است كه ديوارهاي تيره مانند قرمز تيره باعث كمبود روحيه مي شود. ديوارهاي سفيد و خفيف نيز با روحيه پايين همراه است. ديوارهاي آبي و سبز حالت خلق و خوي كمتري ايجاد مي كنند. آنها همچنين توسط مردم ترجيح داده مي شوند. رنگهاي آرام مانند آبي و سبز براي تقويت تمركز ، آرامش و بهره وري شناخته شده اند. زردهاي روشن براي خوش بيني ، خلاقيت و نوآوري عالي هستند. رنگ هايي كه بيشتر در طبيعت يافت مي شوند مي توانند بهزيستي كلي ما را بهبود بخشند.

 3. استفاده از صندلي ارگونوميك و استاندارد

اگر شركت كنندگان در جلسه شما قرار است مدتي بنشينند ، حتماً صندلي هايي با طراحي ارگونوميك داشته باشيد. صندلي هاي قابل تنظيم كه با اختلاف قد شركت كنندگان مطابقت داشته باشند حداقل شرط است. تنظيمات ديگر ، مانند پشتيباني از ناحيه كمر قابل تنظيم ، از كساني كه مجبورند مدت طولاني در كنفرانس ها بنشينند ، پشتيباني مي كند. اين صندلي راحت به هدف و تمركز جلسه كمك مي كند. جلسات دائمي به طور فزاينده اي براي تأثير خوب در دفاتر مدرن استفاده مي شود. اين جلسه اي است كه همه در آن مي ايستند. يك جلسه ايستاده مي تواند در يك درهم و برهم كردن محل كار يا يك اتاق جلسات اختصاصي با يك ميز جلسه بالاتر برگزار شود. اين جلسه انرژي متمركزتري دارد. مردم تمايل ندارند تلفن ها و لپ تاپ هايشان حواس آنها را پرت كند. در عوض ، آنها به صورت پويا درگير وظيفه شان هستند.

براي مطالعه بيشتر شما : دلايل استفاده از صندلي اداري ارگونوميك

 4. كنترل آب و هوا
تنظيمات براي دماي اتاق جلسه متفاوت است. نكته اصلي اين است كه شما مي توانيد دماي اتاق جلسه را تنظيم كنيد و گرمايش و تهويه هوا در برابر تغييرات دما واكنش نشان دهند. بسته به تعداد افراد موجود در اتاق كنفرانس و همايش ، دما مي تواند متفاوت باشد. همچنين تجهيزات مختلف مي توانند بر دما تأثير بگذارند. پروژكتورها و تجهيزات رايانه اي مي توانند دما را به ميزان قابل توجهي تغيير دهند. بهترين اتاق هاي كنفرانس و همايش داراي كنترل آب و هوا كارآمد هستند كه پاسخگوي شرايط هستند ، كه صداي آزاردهنده و بلندي ندارد.  يك واحد تهويه مطبوع با صداي بلند مي تواند در طول جلسه آزار دهنده باشد.

 5. انتخاب كفپوش مناسب

بهترين كفپوش براي سالن آمفي تئاتر و كنفرانس به جهت آكوستيكي و عملكردي، موكت با مشخصات فني ويژه اماكن پر تردد (ترافيكي) ، كندسوز يا نسوز و آنتي استاتيك مي باشد. حتماً پس از اجراي كفپوش مي بايست در لبه پله ها مخصوصا در راهروها از نبشي لب پله ترجيحاً چراغدار يا شبرنگي استفاده گردد. به صلاح ديد كارفرما مي توان از كفپوش‌هاي PVC ، پوشش‌هاي اپوكسي و پاركت استفاده نمود. اما اين موارد به علت هايي نظير توليد صدا هنگام تردد و جذب صداي كمتر به سختي توصيه مي گردند.

 6. از گل و گياه استفاده كنيد
برخي از اتاق هاي جلسات مي توانند گرفتگي و بي هوايي پيدا كنند. گياهان را اضافه كنيد و يك اتاق مي تواند به طور اساسي تغيير كند. گياهان دي اكسيد كربني را كه بيرون مي كشيد از بين مي برند و اكسيژن را جايگزين آن مي كنند. يك محيط طبيعي با گياهان برگ سبز از يك دفتر كار معمول لذت بيشتري دارد. گياهان محيط را نرم مي كنند و حال شما را بهتر مي كنند.

 7. روشنايي بسيار حياتي است
به دلايلي ، مردم از اين واقعيت غافل مي شوند كه نور طبيعي باعث بهبود بهره وري مي شود. به همين دليل است كه بايد اتاق كنفرانس و همايش خود را به گونه اي تنظيم كنيد كه تعداد زيادي از اتاق آن را بدست آورد. نصب پنجره هاي عظيم و از بين بردن چراغ هاي فلورسنت امري حياتي است. با اين حال ، پرده ها يا پرده ها را فراموش نكنيد تا از تابش خيره كننده در صفحه جلوگيري كنيد.

 حتما بخوانيد : اصول نورپردازي در اتاق كنفرانس، نورپردازي چه تاثيري در طراحي داخلي اتاق كنفرانس دارد؟

 8. انعطاف پذيري
بزرگترين ويژگي كه يك اتاق كنفرانس مي تواند ارائه دهد، انعطاف پذيري است. گزينه هاي چيدمان ، ميزها ، منبع تغذيه ، تجهيزات تهويه هوا و كنترل آب و هوا به جلسات روان كمك مي كنند.

ممكن است تهيه هر آنچه كه مي خواهيد از يك اتاق همايش دشوار باشد. دانستن اينكه در طراحي اتاق كنفرانس چه چيزي را بايد بخواهيد ، نيمه كاره است. انتظارات خود را بالا ببريد و جلسات بسيار بهبوديافته اي داشته باشيد.

 براي استفاده از مشاوره كارشناسان ما در مورد دكوراسيون اداري با شماره 02144620086 تماس حاصل فرماييد