هيچ چيزي مثل يك ميز كار شلوغ بهره وري شما را پايين نمي آورد.
همه ما به دنبال آرامش در محيط كار و كارايي بيشتر هستيم، گاهي در انجام و يا تكميل كاري به مشكل برمي خوريم و نمي توانيم كارهايمان را به موقع تمام كنيم.
در اين مواقع بهتر است يك نگاهي به ميز كارتان بيندازيد. شايد اين عدم كارايي به خاطر بي نظمي و بهم ريختگي روي ميز كارتان باشد.
امروز بچه هاي تحريريه شركت مبلمان اداري آدينا تصميم دارند تا با شما خوانندگان عزيز در مورد سازماندهي ميز كار و ابزار مفيد براي يك ميز كار، مطالبي را به اشتراك بگذارند.
بيشتر بخوانيد: " چگونه طراحي داخلي يك دفتر كار مي تواند بر خلاقيت پرسنل تاثير بگذارد "
ميز بي نظم و درهم، ابزاري مضر در زندگي كاري شماست كه باعث عدم تمركز و عدم پردازش اطلاعات در مورد هر موضوعي مي شود.
داشتن يك ميز بي نظم در طولاني مدت باعث ايجاد استرس، نگراني و اظطراب خواهد شد.
نكاتي براي داشتن ميز كار منظم
مي دانيم هنگامي كه به هم ريختگي عظيمي روي ميز شما وجود دارد، ممكن است خلاص شدن از دست آن تا حدي مشكل به نظر برسد، زيرا حتي نمي دانيد از كجا مرتب كردن را شروع كنيد. خوشبختانه، شما در دنيايي زندگي مي كنيد كه راه حل هاي جديدي براي مشكلات جديد وجود دارد.
ايجاد فضاي شخصي
در تمام مدتي كه شما در پشت ميز كارتان براي كار كردن، فكر كردن و ايده پردازي، برنامه ريزي كردن و غيره وقت مي گذرانيد؛ خواستار آن هستيد تا از نشستن در پشت ميزتان لذت ببريد. يك ميز بي نظم، شلوغ و بهم ريخته اين لذت را برايتان بوجود نمي آورد.
از انواع مبل اداري آدينا بازديد كنيد .
پس در مرحله اول فضاي كوچكي را روي ميز كارتان به وسايل شخصي تان از قبيل كليدها، كيف پول، تلفن و ساير وسايلي كه ممكن است هنگام كار در روند كارتان اختلال ايجاد كنند، اختصاص دهيد تا اين وسايل دور از دست شما باشند و شرايطي را برايتان فراهم كنند كه در آرامش كار كنيد.
بيشتر بخوانيد " توصيه هايي براي انتخاب فضاي اداري جديد براي كسب و كار شما "
مرتب كردن كامپيوتر
بي نظمي هاي ديجيتالي با فايل ها و فولدرهاي نامرتب نيز يك نوع درهم و برهمي به حساب مي آيند كه هنگام تمركز، مي تواند موجب حواس پرتي شود پس دسكتاپ كامپيوترتان را خلوت و مرتب كنيد.
شما بايد هر هفته دسكتاپ كامپيوتر خود را مرتب كنيد. مي توانيد فايل ها را با استفاده از پارامترهاي مختلف متناسب با نيازهايتان، مرتب كنيد.
صفحه نمايش خود را كارآمدتر كنيد و كامپيوتر خود را به يك نيروي سازماني تبديل كنيد كه مي توان روي آن حساب كرد.
تمييز كردن ميز كار
هر روز قبل از اين كه ميز كارتان را ترك كنيد، آن را تميز و مرتب كنيد.
اين كار باعث مي شود هر روز با يك ميز مرتب رو به رو شويد و حتي مي توانيد روزي چند بار ميز خود را تميز كنيد كه اين كار باعث مي شود آرامش ذهني بيشتري داشته باشيد.
تمركز روي يك كار
بايد روزانه تنها روي يك كار تمركز كنيد زيرا انجام چند كار به طور همزمان باعث بهم ريختگي بيشتر ميز كار مي شود.
بيشتر بخوانيد " 5 راز مهم در مورد دكوراسيون دفتر كار "
يك راه براي مرتب كردن ميز كارتان اين است كه تمام وسايل غير ضروري كه مرتبط با پروژه اي كه در حال حاضر روي آن تمركز داريد، نيستند را كنار بگذاريد.
اسكن كردن مدارك مورد نياز
به جاي اين كه كاغذ هاي زيادي روي ميزتان داشته باشيد، اسكن اسناد و مدارك خود را شروع كنيد .
فايل هايتان را در كامپيوترتان ذخيره كنيد اين كار به شما كمك مي كند كابينت فايل قابل جستجو و راحت تري داشته باشيد.
اگر حتي بعد از تهيه نسخه هاي اسكن شده، به نگهداري كاغذهاي فيزيكي نيز علاقه مند هستيد، بايد كابينت پرونده اي انتخاب كنيد كه روي ميز شما قرار نگيرد.
هر چيزي را بر اساس ميزان اهميتش مرتب كنيد
يكي از ايده هاي اصلي سازماندهي ميز كار اين است كه هر چيزي را با توجه به ميزان اهميتش مرتب و بايگاني كنيد. اين امر مي تواند بسيار ترسناك باشد زيرا شما نمي خواهيد چيز مهمي را در زندگي يا كار خود از دست بدهيد. اما هنوز هم براي اينكه بتوانيد ميز خود را قابل مديريت تر كنيد بايد از برخي موارد خلاص شويد.
بيشتر بخوانيد " چگونه يك ميز اداري مناسب انتخاب كنيم ؟ "
براي انجام اين كار، بايد از خود بپرسيد، چقدر به آن نياز دارم و از آن استفاده مي كنم؟ اگر جواب به اندازه كافي مثبت نيست، بايد آن را كنار بگذاريد و در نهايت در آينده از تصميم خود خوشحال خواهيد شد.
يك سطل زباله تهيه كنيد
براي ميز كارتان يك سطل زباله تهيه كنيد و آن را درست كنار يا زير ميز قرار دهيد و آن را به بهترين دوست خود تبديل كنيد. به محض اينكه پرونده يا هر چيز ديگري كه فضاي با ارزش ميز را پر مي كند، را به پايان رسانديد، آن را به داخل سطل آشغال بيندازيد.
وسايل الكترونيكي خود را از ميز كارتان دور كنيد
شما روي ميزتان به هيچ وسيله ي الكترونيكي غير از كامپيوترتان نياز نداريد و بايد تمام موارد ديگر مانند روتر و مودم روي سطح ديگري مانند زمين يا در يك كشو قرار داده شوند كه اين كار فضاي بيشتري روي ميز جهت كار كردن براي شما فراهم مي كند. با توجه به تجربه ما، اين ايده بسيار مهم است بنابراين آن را امتحان كنيد.
كشوها را مرتب كنيد
داخل كشو ها را به همان تميزي روي ميز نگه داريد.
اگر ظاهر ميز كارتان مرتب و تميز به نظر مي رسد، اجازه ندهيد تا آشفتگي و شلوغي به داخل كشو ها سرايت كند. براي اين كار مي توانيد از وسايلي كه براي سازماندهي ابزارهاي كشو در بازار موجود هستند و فضاهاي ذخيره سازي را منظم نگه مي دارند استفاده كنيد يا خودتان دست به كار شويد و از امكانات موجود دراطرافتان براي ساماندهي داخل كشوها استفاده كنيد.
بيشتر بخوانيد " طراحي مينيماليستي دفتر كار "
با اين روش تمام وسايل اضافي و بيهوده را از دسترس خارج كنيد. كشوها چون خارج از ديد هستند به معناي اين نيست كه خارج از دسترس و كاربرد نيز مي باشند، هوايشان را داشته باشيد.
استفاده از ابزار مهم در سازماندهي ميز كار
شما بايد هر وسيله اي كه روي ميزتان قرار دارد را بررسي كرده و صادقانه از خود بپرسيد كه آيا آن وسيله واقعاً ضروري است يا خير.
اگر وسيله اي هست كه به آن احتياج نداريد، آن را از آنجا برداريد و فضاي لازم براي وسايلي كه زندگي كاري شما را آسان تر مي كنند فراهم كنيد و اين موارد ضروري مي تواند به معناي يك ميز مرتب بدون هيچ وسيله اي روي آن باشد.
اگر شما فردي هستيد كه به هر آنچه روي ميزش قرار دارد وابستگي دارد، با موارد كوچك شروع كنيد در اين صورت هنگامي كه چيزي را كنار مي گذاريد كمتر اذيت خواهيد ديد.
در اين مطلب ما چند ابزار مفيد و كارآمد براي سازماندهي ميز كار به شما معرفي خواهيم كرد.
سازمان دهنده ميز كار
يك نگاه منسجم خلق كنيد. حتي اگر ميز كارتان داراي جايگاه هاي مختلف براي هر وسيله مي باشد، ممكن است باز هم به طور كلي آشفته و نامرتب به نظر برسد اگر كه از طرح ها، رنگ ها و ابزار هاي زيادي استفاده كرده باشيد. رنگ ها و وسايل را اشباع نكنيد.
بيشتر بخوانيد " فوايد ميز كارگروهي و كار تيمي "
اگر روي ميزتان فضاي كافي نداريد، مي توانيد باكس هايي كم هزينه بسازيد و آنها را بر روي ديوار نصب كنيد يا آن ها را در زير ميزتان قرار دهيد.
اگر ميز كارتان بيش از حد شلوغ است و شما مجبور هستيد براي انجام كارهايتان از ابزارهاي مختلفي مانند خودكار، پانچ يا منگنه استفاده كنيد؛ سازمان‌دهنده ميز يك ابزار ايده‌آل براي داشتن يك ميز اداري خلوت و جذاب است.
اين ابزار مفيد مي‌تواند به شما در سازماندهي كاغذها، يادداشت‌ها، خودكارها و ساير ابزارهاي روي ميز كمك كند.
با استفاده از اين وسيله، جاي بيشتري براي كار كردن در اختيار داريد و ديگر با هر تكاني كه مي‌خوريد؛ چيزي زمين نمي‌افتد.
شارژر يو اس بي
امروزه روي ميز بيشتر كارمندان، تلفن همراه، تبلت، لب تاپ، كتابخوان الكتروني و مواردي از اين قبيل وجود دارد كه با وجود اين دستگاه ها، حتما چند مدل شارژر نيز در كشوي ميزتان وجود دارد.
پس در اختيار داشتن سيم شارژي كه به همه اين دستگاه‌ها بخورد و جاي كمي نيز اشغال كند، بسيار مهم است.
شارژرهاي يو اس بي معمولا چند سري متفاوت دارند و شما مي توانيد همه دستگاه هاي الكتروني خود را با آن ها شارژ كنيد.
بيشتر بخوانيد " چند روش براي بالابردن بهره وري در محيط كار "
پايه هدفون
اگر عاشق موسيقي هستيد اما فضاي كافي براي گذاشتن هدفون خود نداريد؛ پيشنهاد مي‌كنيم از يك پايه هدفون استفاده كنيد.
جامدادي
اگرچه بيشتر كارهاي اداري امروزه با رايانه انجام مي‌شوند، اما هنوز هم مداد و خودكار از ملزومات مهمي هستند كه روز ميز كارمندان ديده مي‌شوند.
تمام نوشت‌افزارهاي خود را در يك جامدادي بگذاريد. اين جامدادي مي‌تواند به شكل كيف يا به شكل ليوان رو ميزي باشد.
با استفاده از اين ابزار ديگر تمام لوازم ضروري در دسترس‌تان است. به اين ترتيب هم دسترسي بهتري خواهيد داشت و هم ميز كارتان مرتب‌تر خواهد شد.
گرمكن ليوان
در بين كارمندان، قهوه و چاي و نوشيدني ها بسيار پر طرفدار هستند.
البته اين نوشيدني‌ها تنها زماني مي‌توانند بدن را شارژ كنند كه از دماي ايده‌آلي برخوردار باشند. اگر خيلي زود خورده شوند، دهان را مي‌سوزاند و اگر سرد شوند ديگر دل‌انگيز نيستند. خوشبختانه ابزاري وجود دارد كه مي‌تواند اين مشكل را حل كند.
بيشتر بخوانيد " تصاوير ميز اداري خاص "
گرمكن ليوان شبيه به يك بشقاب داغ ولي به اندازه ليوان است و مي‌تواند محتويات آن را به مدت طولاني گرم نگه دارد. شما مي‌توانيد هر نوع نوشيدني كه دوست داريد را دماي مناسب نگه داريد و از خنك شدن آن جلوگيري كنيد.
توپ ضد استرس
كار مي‌تواند استرس‌زا باشد. تقريباً همه كارمندان با اين جمله موافق هستند.
داشتن ابزاري كه به شما اين امكان را ميدهد كه استرس را از خود دور كنيد، بسيار مفيد است. با يك توپ ضداسترس ساده مي‌توانيد تنش وارده شده به ذهن و بدن‌تان را كاهش دهيد.
اين نكته را نيز در نظر داشته باشيد كه بايد هر روز چند دقيقه از ساعت كاري خود را به استراحت بپردازيد تا ذهن‌تان از استرس دور شده و به يك موتور مولد تبديل شود.
كلام آخر
اين ابزارها به شما كمك مي كنند تا ميز سازمان يافته تري داشته باشيد، روي كار متمركز شويد و بهره وريتان را افزايش دهيد.
بنابراين اگر كارمند هستيد در اولين فرصت اين ابزارها را تهيه كرده و از آنها حداكثر بهره را ببريد.
